Tietosuojaseloste

Päivitetty 11.11.2026

Rekisterinpitäjä

Willimiehen Sulka ry
Huhtiniemenkatu 27 as. 11, 53810 Lappeenranta
Y-tunnus 3045266-5, rekisterinumero 162.387

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa: puheenjohtaja, puheenjohtaja@wilsu.fi.

Mihin tietoja käytetään

Käsittelemme henkilötietoja jäsenyyden hoitamiseen: jäsenmaksujen laskutukseen, harjoitusvuoroista ja peruutuksista tiedottamiseen, kilpailuihin ilmoittautumiseen sekä yhdistyslain edellyttämän jäsenluettelon ylläpitoon.

Käsittelyn perusteena on jäsenyyssopimus ja yhdistyslain velvoitteet. Kuvien julkaisu perustuu suostumukseen, jonka voi perua milloin tahansa.

Mitä tietoja keräämme

Jäsenhakemuslomakkeella kerätään:

Etu- ja sukunimi
Jäsentyyppi: aikuinen tai juniori
Alle 18-vuotiaan hakijan huoltajan nimi ja yhteystiedot
Sukupuoli. Lomakkeella voi valita myös ”en halua kertoa”
Syntymäaika
Sähköpostiosoite ja puhelinnumero
Osoite
Kansalaisuus. Tietoa käytetään vain tilastointiin
Tieto Forever-kuntoklubin jäsenyydestä, joka vaikuttaa jäsenmaksuun

Lisäksi käsittelemme jäsenyyden aikana syntyviä tietoja, kuten harjoitusryhmän sekä jäsenmaksujen laskutus- ja maksutiedot. Tapahtumailmoittautumisissa kerätään kyseisen tapahtuman kannalta tarpeelliset tiedot, kuten nimi ja yhteystiedot.

Verkkosivuilla julkaistaan hallituksen jäsenten nimet, roolit ja yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite ja puhelinnumero, sekä mahdolliset kuvat.

Mistä tiedot saadaan

Tiedot saadaan jäseneltä itseltään tai alaikäisen jäsenen huoltajalta jäsenhakemuksen kautta.

Kuka tietoja käsittelee

Tietoja käsittelevät seuran hallituksen jäsenet ja rahastonhoitaja vain siltä osin kuin tehtävä vaatii.

Jäsenhakemuslomake on Google Forms -lomake, jonka vastaukset tallentuvat seuran jäsenrekisteriin. Jäsenrekisteri on erillinen Google Sheets -taulukko seuran Google-tilillä, ja siihen on pääsy vain nimetyillä hallituksen jäsenillä. Jäsenrekisteri on eri tiedosto kuin verkkosivujen sisältötaulukko, eikä sitä ole julkaistu verkkoon.

Tapahtumailmoittautumiset kerätään erillisillä Google Forms -lomakkeilla, ja vastaukset poistetaan viipymättä tapahtuman jälkeen.

Jäsenmaksujen laskutus- ja maksutiedot käsitellään seuran kirjanpidossa, joka on erillään näistä Google-taulukoista. Kirjanpitoaineistoa säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan.

Google voi käsitellä tietoja myös EU:n ulkopuolella; siirto perustuu Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin.

Kilpailijoiden tiedot välitetään Suomen Sulkapalloliitolle lisenssi- ja kilpailurekisteröintiä varten.

Kuvat ja nimet verkossa

Ryhmä- ja tilannekuvia harjoituksista, tapahtumista ja kilpailuista voidaan julkaista seuran verkkosivuilla ja Instagram-tilillä. Tästä kerrotaan jäsenhakemuslomakkeella jäsenyyttä haettaessa.

Yksittäistä henkilöä esittäviä kuvia julkaistaan vain kyseisen henkilön luvalla. Alle 18-vuotiaiden kuvat ja nimet julkaistaan vain huoltajan luvalla, ja junioreista käytetään ensisijaisesti etunimiä. Suostumuksen voi perua milloin tahansa.

Verkkosivujen etusivulla on kuvakaruselli, jonka kuvat seura valitsee itse. Karusellista on linkki seuran Instagram-tiliin. Instagram on Metan palvelu, ja kun avaat linkin, siirryt Metan sivustolle ja sen omien ehtojen piiriin.

Voit pyytää kuvan tai nimen poistoa osoitteesta puheenjohtaja@wilsu.fi. Poistamme kuvan verkkosivuilta ilman aiheetonta viivytystä.

Kuinka kauan tietoja säilytetään

Jäsenyys on voimassa yhden kauden kerrallaan, ja jäsenyys uusitaan vuosittain täyttämällä jäsenhakemuslomake uudelleen.

Jäsenrekisteri tyhjennetään joka syyskuu. Tyhjennyksen yhteydessä tiedoista jää varmuuskopio, joka poistetaan saman vuoden marraskuussa. Käytännössä edellisen kauden jäsenen tiedot ovat siis poistettu viimeistään marraskuun aikana, ellei hän ole uusinut jäsenyyttään.

Jäsenmaksujen laskutus- ja maksutietoja säilytetään seuran kirjanpidossa kirjanpitolain edellyttämän ajan, kuusi vuotta tilikauden päättymisestä.

Verkkosivujen evästeet ja seuranta

Sivusto ei käytä seurantaevästeitä eikä mainontaa. Kävijämääriä seurataan GoatCounter-palvelulla, joka ei käytä evästeitä eikä tallenna tunnistettavia tietoja. Fontit ladataan sivuston omalta palvelimelta. Sivuston kuvat ja sisältö voidaan ladata Googlen palveluista, jolloin selaimesi on yhteydessä Googleen. Karttalinkit avaavat Google Mapsin vasta, kun napautat niitä.

Oikeutesi

Sinulla on oikeus tarkastaa tietosi, pyytää niiden korjaamista tai poistamista ja vastustaa käsittelyä. Pyynnöt osoitteeseen puheenjohtaja@wilsu.fi. Voit myös tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle (tietosuoja.fi).